MCI.com, Tangerang Selatan – Pengamat Kearsipan dari Komunitas Penulis Seni Budaya Nusantara (Pensibatara), Agus Sulistiyono dan Melvin Boy menyampaikan kondisi kedaruratan dalam kearsipan pemerintah kota Tangerang Selatan (Tangsel) baru-baru ini, dalam The Writer Forum di Kantor Pensibatara yang berada di kawasan taman tekno BSD City.
The Writer Forum ini dihadiri pengurus dan anggota pensibatara Kota Tangsel, dengan tema yang diangkat yaitu Urgensi Kearsipan dalam Perspektif Pelayanan Publik, yang digelar pada Jumat (8/9/2024).
“Observasi dan identitfikasi permasalahan tata kelola kearsipan sejauh ini menghasilkan sebuah gambaran kedaruratan arsip. OMG! Gawat banget kearsipan Kota Tangsel ini,” kata Agus sapaan akrab Agus Sulistyono.
Bagaimana tidak gawat? Masyarakat sendiri kurang peduli dengan permasalahan kearsipan. Sementara pemerintah Tangsel hanya mengalokasikan anggaran sangat kecil dibandingkan urgensi dan standard pengelolaan arsip terjaga.
Menurut Agus Sulistyono yang pernah bekerja sama dengan Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) selama kurang lebih tujuh tahun ini, pemerintah kota Tangsel dan masyarakat perlu memahami kondisi kearsipan daerah saat ini.
Masyarakat umum belum menyadari bahwa dokumen berupa akte lahir, KTP, Kartu Keluarga (KK), SIM, Surat tanah (AJB, sertifikat) dan lain-lain merupakan arsip yang harus dijaga agar tidak rusak, hilang dan disalahgunakan. Oleh karena itu, perlu dilakukan penanganan yang tepat agar dapat digunakan sesuai keperluan.
Sementara itu, Ketua Pensibatara Melvin Boy mengungkapkan bahwa kesadaran arsip itu memang masih sangat rendah di setiap OPD (organisasi perangkat daerah) dari yang paling tinggi hingga paling bawah. Malahan, belum ada kearsipan yang terjaga di tingkat RT/RW.
Kondisi itu merupakan gambaran hasil observasi dengan melakukan wawancara terhadap narasumber terkait. Tentu saja, data hasil observasi itu bersifat sementara saat ini.
“Masing-masing (OPD) masih merasa dokumen yang ada itu adalah milik sendiri, padahal itu harus ada salinan yang diarsipkan di OPD terkait, yaitu Bidang Arsip Dinas Perpustakaan dan Arsip. Semua itu kan ada aturannya yang wajib dilaksanakan. Mengapa belum dilaksanakan (pengarsipan)?” kata Melvin yang didampingi Marjaya Sekretaris Pensibatara.
“Seyogyanya semua dokumen baik teknis dan non teknis mulai dari perencanaan hingga pelaksanaan kegiatan atau pembangunan, seharusnya diarsipkan ke bidang arsip saja. Informasi yang saya dapat, masih ada OPD yang belum menyerahkan dokumen-dokumen pembangunan infrastruktur yang sudah lama, 5 hingga 10 tahun yang lalu. Nah itu apa alasannya ya?” ujarnya.
Munculnya kesadaran arsip itu sangat penting sekarang, karena kelengkapan arsip terjaga itu untuk menunjang proses pengambilan keputusan dan pembuatan kebijakan secara terpadu, sistematis dan terukur. Selain itu, bertujuan untuk mencegah kehilangan informasi data penting dalam rangka deteksi dini kedaruratan bencana alam.
“Jangan anggap remeh terkait arsip ini. Perlu diketahui juga bahwa pengelolaan kearsipan itu sangat penting untuk peringatan dini dan deteksi dini kedaruratan bencana alam, karena berpotensi mengancam pengelolaan arsip terjaga pemerintah Tangsel,” terangnya.
Ia menyebutkan bahwa pemerintah Tangsel harus mengatasi permasalahan ini segera, melalui kebijakan anggaran, peningkatan sumber daya manusia dan sarana prasarana secara terpadu.
“Lebih baik mencegah dari pada mengobati. Udah ada beberapa contoh, bencana kebakaran gedung Kejaksaaan Agung yang melenyapkan banyak arsip persoalan hukum yang terjadi di Indonesia. Tentu saja ini kan sangat merugikan kita dan generasi yang akan datang. tidak ada lagi arsip penting untuk dilhat rekam jejak dan sejarah suatu peristiwa atau infrastruktur,” pungkasnya.
Selanjutnya, para pengamat kearsipan yang menjadi penyaji, Agus Sulityono dan Melvin Boy, akan melanjutkan diskusi The Writer Forum dalam pertemuan berikutnya dan ingin mengingatkan pemerintah Tangsel akan kedaruratan kearsipan yang perlu segera diperhatikan demi kemajuan Tangsel, Kota dengan konsep pembangunan berkelanjutan.
Salah satu peserta The Writer Forum, Muhammad Sopyan, mengungkapkan perlunya pemimpin Tangsel yang visioner untuk memasukkan program kearsipan ke dalam perencanaan pembangunan mengingat urgensi kearsipan kota Tangsel.
“Melalui The Writer Forum ini, kami ingin menyampaikan kepada pemimpin Tangsel yang akan melanjutkan pembangunan Kota Tangsel, agar memperhatikan dan menjadikan program kearsipan ini menjadi salah satu agenda utama pembangunan berkelanjutan atau sustainability development dari Kota Tangsel, sehingga tata kelola pemerintahan makin baik demi Tangsel rumah kita bersama makin maju dan masyarakat sejahtera,” ungkap Sopyan.(tim)
